プチ起業家におすすめする~Excel(エクセル)~

1.ぜひ揃えておきたい器機

2.あったら便利なソフト

エクセル


■エクセルで使えたらいい機能

セルの挿入・削除
セル高・幅の変更
罫線を引く・罫線を消す
文字の編集
用紙にきれいに印刷される設定

■理解しておきたい計算式

四則演算(+ - ×(-) ÷(/))

■理解しておきたい関数
SUM関数
VLOOKUP関数
ROUNDDOWN関数
IF関数

関数においては「理解」と「できる」は区別しています。
「できる」にはもちろん「理解」が必要ですが、「理解」したからといって「できる」とは限りません。
関数を自分で設計できるには「数学」が得意で、作業工程を効率よく考える「センス」が必要です。


■どんなものがエクセルで作るのに適している?
顧客管理
売上管理
売掛管理
見積書作成
請求書作成
売上金額によっては現金出納、預金出納

■エクセルで作成するのに適さないもの
チラシ作成
DM作成
案内文章作成


プチ起業家とエクセル
請求書、見積書などはちょっとしたお店を起業してもこれらの発行をお願いされることがあります。
見栄えよく、わかりやすい請求書、見積書は印象がとてもよくなりますし、逆に美しくないものは信頼性がうすくなったりします。

また、経営者にとっては、できるなら後回しにしたい事務仕事はできるだけ効率よく行いたいところです。

たまに、エクセルで作った請求書なのに、電卓で計算して合計金額や消費税額を数字で入力している方をみかけます。

また、新しい請求書を作成するときには前回のものを消して入力して・・・とやっている方も。


これは、間違いのものとです。
入力ミスが起きたり、前回の情報の削除忘れがでたり。
いつも落ち着いて入力し、確認する余裕があればいいのですが、出かける前に急いで作ってろくに確認せずに送付してしまい、そういう時に限ってミスがおきていることがあります。そして、なぜか気のはるお客様に限ってこういう事故が起こってしまいます。(経験者は語る)

そういうミスがおこらないように、しておくことも大切です。


請求書を起こすとそれは、「売掛金」となります。
「売掛金」は将来収入の見込みのあるものとなるので、売掛金管理も必要になってきます。
どこに請求書を出してそのうちいくら入金があったのか。
数が少なければ手書きの帳簿で管理を行えばよいですし、手書きが面倒あるいは件数がある場合はエクセルで管理するか、専用ソフトを準備すればよいと思います。

私が行っているのは一つのシートに売掛金管理の表を作って、ナンバリングしその№を元に別シートに準備してある請求書にVLOOKUP関数を使って全データーが表示されるようにしてあります。また控えを印刷するのを忘れると困るので、控えも同時に出来上がるようにし、合計金額が表示された領収書も同時に出来上がるようにしています。

入金があった際には今度はお金の流れとして、売り上げ台帳に入力し売り上げ台帳のデーターが現金出納などに連動するように・・・とたぶんエクセルを知らない、会計を知らない人にはちんぷんかんぷんのことをやっています。

プチ起業といえども「会計」の知識が必要だということです。

お金の流れを把握し、予測を立てたり、必要な物を購入したり、もちろん自分の生活費がいくら確保できるのかと「生きる」ことに直結してきます。

売上の規模によって、エクセルで管理できるもの、専用ソフトがあった方がよいものがありますが、エクセルが全くわからないのであれば、まずは税理士さんに相談し会計の処理を助けてもらう契約をすることをオススメします。事務員を一人雇うことを思えば安いものです。

できるだけ早い時期に相談しどうすればよいのかを決めておきましょう。
帳簿はたまればたまるほど億劫ですし、手書きでしていたものを以前のデーターとしてパソコンに入力するのも結構な重労働です。

こまめにコツコツ。
がミソです。


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