事務支援の事例報告

アポジラの看板商品に「事務支援」というのがあります。
実は、ホームページ作成塾よりも長くやってます。
長くやってますということは続いています。

昨年、この「事務支援」を細切れの支援ではなくトータルサポートできる内容に変更しました。

3か月間毎週2時間出張でサポートする。

で、私も自分のことになると口下手になるので(ホントカイナ)3か月何をやったかということを備忘録として残しておこうと思います。


カウンセリング
今どうにかしたいこと、問題点、改善点をお話を伺いながら必要な物不必要な物をまずピックアップしていきます。

お客様の問題:
DM発送に時間がかかる。

現状把握:
プリンターがハガキが絡みやすいFAX複合機だった。

改善案:
安価でよいので家庭用インクジェットプリンターのご購入をあっせん
→アマゾンでの購入をお勧めし買いに行く時間の節約もご提案
→アマゾンのプリンター購入のリンク先をお教えし選ぶ時間も時短
→設定



お客様の希望
名簿管理をしたい。

現状把握:
何に使用したいのか?
→DM発送したいものがたくさんある。

年に何度もあるか?
→頻繁にある。

名刺などの管理なのか、お客様の管理なのか?
→お客様。

改善案:
住所入力、宛名印刷がきれいな点から年賀状ソフト「筆まめ」をお勧めする。
いろいろなアプリやソフトがあるが、扱いやすさを優先にお勧め。
デザイン面は時々に応じて、筆まめを使ったり、ワードやパワーポイントを使用することを勧める。



お客様の希望:
お客様の注文履歴のカルテを作りたい


現状把握:
注文されたカテゴリーで後々検索をかけたい。顧客数が増え記憶しておくことが困難になったことと以前のメモやノートを探すのに時間をとられやらなければならないことができなくなっている。

改善案:
Evernoteを使用し入力したテキストデーターでの検索や、手書きの絵や文字を写真でいれることによって文字は場合によってはテキスト化になるので手書き文字が検索対象にもなるので従来通りで便利なところはそのままで仕事ができる。


お客様の希望:
受講生の方々からの細かな注文をまとめて、問屋に発注しなければならないのだが、ノートにメモ書きしたものをまとめて発注伝票を作りFAXを流さなければならない業務のおかげでパソコンに張り付いている時間が長くなり、本来やりたいやらなければならないことが滞ってきていておもしろくない。

現状把握:
顧客数、商品数、発注書を送る頻度、何が一番面倒なことなのかなどをヒアリング

改善案:
エクセルで、受講生からの注文をでたーベースで入力。商品マスターシート、顧客マスターシートを作成しそのシートからコード№でVlookup関数を用い顧客名、商品名、単価などが自動で入力されるものを作成。
そのシートのデーターから発注日付でソートをかけ、№を抽出。№を元に発注シートに自動で入力されるよう作成。PDF保存してそのままパソコンから直接問屋へFAXを送付。
上書きミスが起こらないよう、入力はすべて自動。データベースの№だけをコピーでもってきて張り付けるだけの作業で終わるように工夫。


お客様の希望:
問屋から来た商品を受講生ごとに仕分けし、納品書を手書きでかいているが手書きが面倒であることと後から納品履歴を探す時間が結構かかっている。

現状把握:
控えはいるのか。
請求書は別途発行したいのかまとめたいのか。
納品書を見る人の年齢は?

改善案:
先の発注書データーベースに納品日列を足し、納品日を入力したものでソートをかけ、顧客名でソートをかけ№をコピーし、別シートに作成した納品書に№を張り付ければ、納品日、顧客名、商品名、個数、単価、金額などが自動入力、またA4用紙の上下でお客様用と控えが印刷できるレイアウトにした。控えは自動で作られる。


お客様の希望:
ホームページやブログ、フェイスブック、広告などに出す撮影をもっと綺麗に撮影できるようにしたい。

現状把握:
現状撮影に使っている場所が光が弱い

改善案:
多少の模様替えが必要ではあるが、部屋の中で一番光がいい場所を見つけ、カメラを三脚を使って撮影し手振れを防いでもらう。


お客様の希望:
伊藤さんが使っているような領収書がほしい
→エクセルにて作成。ロゴなども表示した。


お客様の希望:
ブログを書いている時間がない

現状把握:
ホームページの更新具合、ブログの更新具合、アクセス数を伺う

改善案:
ホームページが古いソフトを使っているため更新に手間取り時間がかかるため触っていないことが原因。ブログではイベント情報などを乗せるだけになっているのなら、ホームページをリニューアルし扱いやすいものにしてその中でイベント情報を発信しフェイスブックでリンクを貼って紹介する方が効率的ではないか?
ホームページリニューアルには費用と時間がかかるので、近い将来的に改善することを心にとめて置く程度で今はフェイスブックの方で発信する程度でもよい。


まとめ
今回のテーマは「時短」
10年教室経営をされていて、徐々に規模が拡大していったため事務処理などの改善を行わずともなんとなくできてきた。が、売り上げが伸びたこと、年齢を重ねたことによる処理能力低下がこれらの業務が負担になってきていた。また、フェイスブックLINEなどSNSという新しい発信にかかる時間も気が付かないうちに時間を奪って言っていた。
LINEも活用はしていたがお客様の年齢層が高いためLINEをやっていない人も多く、メールや、電話での連絡も混在してそれを覚えておくのも大変であった。LINEでのVIPサービスを提案しその特典を得られるのはLINEのグループに入ることということにしたが、お客様は思いのほか喜ばれ、この際スマホに変えようという動きが急激に広まりそのことにより家族とのコミュニケーションも変化するといった間接的なお客様の喜びにまで波及した。

何か必要な物があるとわざわざ来るまで買いに出かけていたことも、アマゾンなどネットで購入するメリットをお伝えし、プリンターをはじめ事務用品などアマゾン購入に意識をおくことによって、ちょっとの買い物で30分1時間と時間とガソリンが消耗されていたことに気づいていただけた。

「時短」=パソコンでは決してないが、多くの選択肢がふえることは間違いない。
「知る」ことによって選択肢を広げ、時間の余裕をつくることは、次の仕事へのアイディア創出につながる。
「事務支援」はパソコン操作を教える支援ではなく、日々楽しく仕事をするための選択肢の幅を広げる支援なのである。オーナーの「楽」は以外にもお客様の「楽」にもつながることを付け加えておきたい。


以上を3か月間ヒアリングし、必要な物を購入していただいたり、作成し操作方法や便利な使い方をお教えしたりしあっという間に過ぎて行った。
スカイプも導入していただいたので、この先緊急事態が生じても対応できるようになった。

いつでも聞ける。そんな安心感の元どんどん試して使って行動していたでけると嬉しい。。。


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